Module pour Dolibarr : RemindMe

Module Dolibarr : RemindMe

Version 1.6 Compatible Dolibarr 12 - 19 Langues compatibles : FR - FrançaisUS - United States

Vous souhaitez mettre en place des rappels automatiques ? RemindMe est pour là pour vous !

AlerteÉvénementsRappels
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Ce module vous permet d’envoyer des messages (de type écran, événement, mail) sur certains déclencheurs : des triggers, faisant référence à différentes actions effectuées dans dolibarr.

Ce que permet le module

  • Créer des événements de type rappel, sur l’agenda d’un utilisateur
  • Afficher des messages de notifications de type message flash ou persistant sur les vues de l’outil
  • Envoyer des mails automatiquement, immédiatement ou après un délai défini

Présentation détaillée

Le module RemindMe est disponible depuis deux emplacements dans votre instance de Dolibarr :

  • Depuis le menu principal en haut, dans la section « Outils » puis dans le menu secondaire à gauche dans la section « Rappel »
  • Depuis le menu principal en haut, dans la section « Agenda » puis dans le menu secondaire à gauche dans la section « Rappel »

Création d’un nouveau rappel de type : Écran  

Les champs présents sur le formulaire de création sont :

  • Libellé : Nom du rappel
  • Type de notification : Ecran
  • Déclencheur : Liste de sélection qui permettra de déclencher le message
  • Description : Le contenu du message à afficher en notification
  • Type d’alerte : Le type de notification « Écran » permet d’afficher des messages de types :
    • Message : Message sur fond vert qui disparaît automatiquement.
    • Alerte : Message sur fond rouge qui persiste et disparaît après action de l’utilisateur.
    • Erreur : Message sur fond rouge qui persiste et disparaît après action de l’utilisateur.

Ils seront déclenchés sur les triggers (déclencheurs) listés dans la liste de sélection déclencheurs.

Exemple : Je crée une alerte de type message (fond vert non persistant) qui indique qu’une proposition commerciale a été créée.

Création d’un nouveau rappel de type : Événement

Pour créer un rappel de type événement, il faut que le module Agenda soit activé.

  • Libellé : Nom du rappel
  • Type de notification : Événement
  • Déclencheur : liste de sélection qui permettra de déclencher la création de l’événement
  • Type d’événement  :  Type d’événement créé dans le module événement/agenda.
  • Délai de création : Un délai de création du rappel peut-être défini ici en jours, semaines, mois ou années à une heure précise
  • Destinataires Champ à choix multiple : 
    • Acteur de l’action : L’utilisateur qui déclenche l’événement.
    • Responsable hiérarchique : Responsable de l’utilisateur qui déclenche l’événement.
    • Commercial du tiers de l’objet : Commercial lié au tiers (client, fournisseur).
    • Contacts internes liés de l’objet : Les contacts du tiers lié à l’objet (proposition commerciale, commande, facture, etc).
    • Liste des groupes : Un groupe utilisateur défini en amont dans Dolibarr.
    • Liste des utilisateurs : Tous les utilisateurs actifs de Dolibarr.
  • Choix de la liaison du rappel/événement :
    • Lié au Tiers de l’objet (proposition commerciale, facture, etc).
    • Lié au projet (si disponible).
    • Lié à l’objet (proposition commerciale, facture, etc).
  • Description : Le contenu du message à afficher en notification agenda
  • Titre : Titre de l’événement affiché dans la liste des événements/agenda

Vous trouverez ci-dessous un exemple :

Prenons l’exemple de la création d’un rappel pour afficher une notification dans notre agenda, indiquant que nous devons recontacter un client une semaine après avoir envoyé une proposition commerciale. Je choisis un libellé adapté à mon rappel me permettant de l’identifier le plus clairement possible.

  • Libellé : Relance par téléphone après 1 semaine
  • Déclencheur : Proposition commerciale envoyée par mail
  • Type d’événement : Phone Call
  • Délai de création : 1 semaine à 9h00 (heure de création par défaut des événements du module)
  • État : Non applicable
  • Destinataires : Je choisi acteur de l’action (l’utilisateur qui envoi le mail) et responsable hiérarchique (de l’utilisateur qui envoi le mail)
  • Choix de la liaison du rappel/événement : lié au tiers de l’objet et lié à l’objet
  • Titre : Rappel du client __THIRDPARTY_NAME__ (ici j’utilise une variable de substitution qui vient récupérer le nom de mon tiers)
  • Description : Relance du client suite à devis __REF__ (ici j’utilise une variable de substitution qui vient récupérer le nom la référence de l’objet)

Je clique sur le bouton CRÉER. Une fois mon rappel créé, Dolibarr me redirige sur sa fiche utilisateur, un résumé des informations précédemment remplies s’affiche. Le statut de mon rappel est : Désactivé. Je repère les boutons d’action et je clique sur le bouton ACTIVER, le statut passe à Actif. Si je souhaite plus tard désactiver le rappel, il me suffira de cliquer sur le bouton d’action DÉSACTIVER.

Je vais tester mon rappel. Pour cela, je crée ou je vais sur une proposition commerciale existante et je l’envoi par mail. Afin de tester notre exemple, je vérifie que l’utilisateur connecté a bien un responsable hiérarchique. Puisque j’ai indiqué que mon rappel est lié à l’objet, je peux vérifier dans ses événements l’ajout de la ligne suivante :

Par ailleurs, je peux également vérifier qu’un événement à était créé sur la liste des événements / agenda de mon tiers de la même façon.

Une fois le mail envoyé, je viens contrôler dans l’agenda si mon rappel a été créé :  Les variables ont été remplacées par les données du tiers et de l’objet. On peut également contrôler que l’événement a été associé à mon supérieur hiérarchique (à condition que j’ai les droits de voir l’agenda des autres collaborateurs).

Création d’un nouveau rappel de type : Mail

Le type de notification “Mail” permet l’envoi automatique de mail vers un ou plusieurs destinataires ou/et un ou plusieurs groupes. Ces principales caractéristiques sont le déclenchement sur les triggers présents dans Dolibarr (la liste peut varier en fonction des modules installés), le paramétrage du délai de création d’envoi du mail (géré par un cron, le module tâche planifiée doit être activé), la mise en pièce jointe du PDF de l’objet et l’ajout d’adresse mail externe.

  • Libellé : Nom du rappel
  • Type de notification : Événement
  • Déclencheur : liste de sélection qui permettra de déclencher la création de l’événement
  • Délai de création : Un délai de création du rappel peut-être défini ici (en Jours, semaines, mois, années) à une heure précise
  • Destinataires : Champ à choix multiple :
    • Acteur de l’action : L’utilisateur qui déclenche l’événement.
    • Responsable hiérarchique : Responsable de l’utilisateur qui déclenche l’événement.
    • Commercial du tiers de l’objet : Commercial lié au tiers (client, fournisseur).
    • Contacts internes liés de l’objet : Les contacts du tiers liés à l’objet (proposition commerciale, commande, facture, etc…).
    • Liste des groupes : Un groupe utilisateur définis en amont dans Dolibarr.
    • Liste des utilisateurs : Tous les utilisateurs actifs de Dolibarr.
  • E-mail : Ajout de mail externe
  • Joindre le PDF de l’objet : Case à cocher pour ajouter le PDF en pièce jointe
  • Description : Le contenu du mail à envoyer
  • Titre : Objet du mail

Vous trouverez ci-dessous un exemple :

Prenons l’exemple de la création d’un envoi de mail lors de la validation d’une commande, cela permet d’informer le client que sa commande à été validée. Je choisis un libellé adapté à mon rappel me permettant de l’identifier le plus clairement possible.

  • Libellé : Confirmation de commande client
  • Déclencheur : Commande client validée.
  • Délai de création : Je laisse vide afin d’envoyer le mail immédiatement à la validation de la commande
  • Destinataires : Je choisi commercial du tiers de l’objet et contacts internes liées à l’objet
  • Email : J’ajoute un mail externe si besoin
  • Joindre le PDF de l’objet : Je coche pour attacher en pièce jointe mon PDF
  • Titre : Votre commande  __REF__ (ici j’utilise une variable de substitution qui vient récupérer la référence de l’objet)
  • Description : Confirmation de votre commande  __REF__ (ici j’utilise une variable de substitution qui vient récupérer le nom la référence de l’objet)

Je clique sur le bouton CRÉER. Une fois mon rappel créé, Dolibarr me redirige sur sa fiche utilisateur. Un résumé des informations s’affiche. Le statut de mon rappel est : Désactivé. Je repère les boutons d’action et je clique sur activer, le statut passe à Actif. Si je souhaite plus tard désactiver le rappel, il me suffira de cliquer sur le bouton d’action DÉSACTIVER.

Test Rappel

Je vais tester mon rappel. Pour cela, je crée ou je vais sur une commande existante et je la valide. Afin de tester notre exemple, je vérifie  : 

1- Que le tiers a bien un commercial attitré et que celui-ci a son champ mail renseigné.

Exemple fiche tiers avec commercial renseigné

Un cron (une tâche planifiée) se charge d’envoyer les mails toutes les heures.

Je peux vérifier le bon fonctionnement de celui-ci en allant dans Accueil →Outils d’administration →Travaux planifiés et lancer manuellement la tâche : « Envoi de rappel par mail », via l’icône suivant :

Les mails seront envoyés aux adresses respectives, précédemment renseignées.

2- Que la commande possède au moins un contact actif et que ce contact ait son champ mail renseigné :

Retrouvez l’aide à l’installation d’un module ici.

Sommaire de la documentation